Privacy beleid & Cookie policy

Voorwoord

Als internationaal bemiddelaar voor maritiem personeel krijgen wij heel wat klant- en persoonsgegevens te verwerken. Deze gegevens zijn van cruciaal belang voor goede plaatsingen, communicatie en financiele afwikkeling, naar zowel maritieme professionals als aan rederijen en andere crewing bureau’s. Flexbox Crewing besteed alle zorg en aandacht aan het veilig opslaan van klant en persoonsgegevens. 

Hieronder een uitleg wat wij van u verzamelen, en wat niet. Onze omgang met gegevens is gebasseerd op de voorschriften van het Europees commite voor gegevensbescherming. Wij behouden ons ook het recht voor om het hier omschreven privacy beleid, ten alle tijden aan te passen om aan de actuale wetgeving te voldoen. 

Onze structuur

Flexbox Crewing kent 2 entiteiten met beiden hun eigen focus en doeleinden. 

Flexbox Crewing B.V. richt zich op directe dienstverlening aan rederijen in West-Europa, met de focus op de Rijnvaart.  Het doel is om rederijen met het bemiddelen van personeel, het aanbieden van maatsoftware en consultancy bij (inter) nationale maritieme personeels- vraagstukken te ondersteunen. Bij vraag naar vast-, en flexpersoneel beroept de B.V zich op het aanbod en de diensten van Flexbox Crewing Ltd.  

Flexbox Crewing Ltd. richt zich op de internationale werving en selectie van maritieme professionals voor vast en tijdelijk werk. Het doel is om maritieme professionals te ondersteunen bij het zoeken en aangaan van flex en vast werk. Dit gebeurt met hulp van een uitgebreide database.  Een sterk internationaal bezet team bemiddelt maritiem personaal aan lokale crewing bureau’s en verzorgt het directe contact met de maritieme professionals, ook betreffende de afhandeling van reiskosten, bonnetjes en de planning.  Vanuit de Maritieme hub van Europa biedt de Ltd. ook Payrolling diensten aan voor Europees opererende rederijen. 

Flexbox Crewing B.V.

Flexbox Crewing B.V. maakt voor het bemiddelen van personeel, wat één maar niet de enige dienstverlening is, gebruik van de kennis en service van Flexbox Crewing Ltd. Flexbox Crewing B.V. slaat zelf niet direct de peroonsgegevens van maritieme professionals op, maar gebruikt geïntegreerd delen van de database van Flexbox Crewing Ltd wanneer dit relevant is voor een personeels -aanvraag. 
Flexbox Crewing B.V. overhandigt op geen enkele wijze, tenzij in samenspraak met de maritieme professional, delen van deze gegevens aan opdrachtgevers. Voor aanvulling, aanpassingen en/of verwijdering van beschikbare personeelsgegevens verwijst Flexbox B.V. belanghebbende naar Flexbox Crewing Ltd. 

Flexbox Crewing Ltd.

Maritieme professionals gaan in de regel een bemiddelings- of uitzendovereenkomst aan met Flexbox Crewing Ltd. Flexbox Crewing Ltd verzorgt de intake, screening, en opname van maritieme professionals in de database. Crewing bureau’s waaronder (maar niet uitsluitend) Flexbox Crewing B.V. doen beroep op kennis en service van Flexbox Crewing Ltd. voor het bemiddelen van vast en flex personeel. Flexbox Crewing Ltd focust zich op het aanbod van personeel en zoekt niet direct opdrachten bij rederijen. 

Gegevens die wij verwerken

Voor Flexbox Crewing Ltd staat de maritieme professional centraal. Wij onderhouden enkel profielen van professionals die zich bewust bij ons aangemeld hebben in de zoektocht naar vast en/of flex werk. 

Gegevens die wij standaard vragen om maritieme professionals in onze databank op te kunnen nemen zijn:

    • Voornaam en achternaam
    • Geslacht
    • Geboortedatum
    • Nationaliteit
    • Woonadres
    • Sector & beroep
    • Emailadres
    • Telefoonnummer

Voordat wij een samenwerking aan kunnen gaan, vragen wij ook om:

  • Bankgegevens
  • Een kopie van een geldig ID/Paspoort
  • Kopiën van relevante maritieme diploma’s, patenten en certificaten. 
  • Een onderschreven kopie van ons Zero Tolerance beleid (drank, drugs & discriminatie)
  • Contactgegevens voor in noodgevallen (familie of bekenden)
 

Daarnaast zien wij het als onze morele en etische verplichting om bij een samenwerking te vragen naar een bewijs van een geldige persoonlijke ziektekostenverzekering. In ieder land in Europa gelden weer andere regels wat betreft de verplichting een eigen ziektekostenverzekering aan te houden. Wanneer een professional dit niet kan aantonen, verplichten wij hem/haar (tegen kostprijs) een internationale zorgverzekering van Alianz bij ons af te nemen voor de duur van de samenwerking.  

Wanneer de persoon in kwestie een geregistreerd freelancer* is vragen wij nog om:

  • Bedrijfsnaam
  • BTW nummer
  • Bedrijfsadres
 

* Wij adviseren alle maritieme professionals zich altijd in het betreffende woonland te registreren als ondernemer. In ieder land in Europa gelden verschillende regels wat betreft de noodzaak zich als ondernemer te melden, afhankelijk van het aantal opdrachten en de verdiensten op jaarbasis. Wij beschouwen in onze uitleencontracten iedere maritieme professional als zelfstandig ondernemer, met de eigen verantwoordelijkheid om aan zijn sociale verplichtingen te voldoen. 

Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, een strafrechtelijk verleden, religie of gegevens betreffende ras. Flexbox Crewing Ltd verwerkt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over uw gezondheid, uw strafrechtelijk verleden of uw burgerservicenummer als dat vereist is om aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Dit kan alleen met uw toestemming en alleen als het noodzakelijk is voor onze dienstverlening.

Feedback van samenwerking

Wij stellen ons gerechtigd om feedback voorvloeiende uit onze samenwerking, van zowel de professional als ook de klant, op te nemen bij het profiel wanneer wij daar meerwaarde voor onze dienstverlening in zien. Hiertoe behoren uiteraard geen bijzondere persoonsgegevens zoals hiervoor beschreven. 

Delen van gegevens

Beide entiteiten van Flexbox Crewing delen integratief een database om relevante kennis voor onze bedrijfsvoering uit te wisselen. Zo heeft Flexbox Crewing B.V. in beperkte mate inzicht in passende profielen uit de Flexbox Crewing Ltd database. Het beheer en bezit van deze profielen ligt echter volledig bij Flexbox Crewing Ltd. 
Flexbox Crewing verstrekt uw gegevens slechts aan derden die noodzakelijk zijn betrokken bij bovenstaande activiteiten en/of werkzaamheden of indien een wet of gerechtelijk bevel dat mogelijk vereist. Uw gegevens worden nooit verkocht aan derden. Verstrekking aan derden geschiedt enkel indien dit nodig is, voor de uitvoering van onze overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting of ambtelijk bevel.

Bewaren en verwijderen van gegevens

Wij bewaren  uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor u uw gegevens aan ons heeft overhandigd. Wel zijn wij gehouden aan de wettelijke bewaartermijnen die gelden voor de opslag van financiële gegevens. Als de wettelijke bewaartermijn verstreken is, of als wij geen zaken meer met elkaar zullen doen, worden uw gegevens in beginsel verwijderd en/of vernietigd.

Wanneer wij of u geen zaken (meer) met elkaar wensen te doen, zullen wij (m.u.v. wat wettelijk verplicht is te bewaren), uw gegevens verwijderen. Ook wanneer wij wettelijk uw gegevens nog moeten bewaren, kunnen wij uw profiel als “inactief” instellen,  op die manier komt u niet meer in onze interne zoekopdrachten naar boven.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht te weten wat wij van u weten, en dit indien gewenst aan te laten passen of te laten verwijderen. Wilt u dit, of heeft u een andere vraag met betrekking tot persoonsgegevens, stuur dan een email naar info@flexboxcrewing.com. Telefonisch kunnen wij u niet altijd direct van dienst zijn omdat niet iedere medewerker toegang heeft tot uw gegevens. 

Beveiliging en bescherming persoonsgegevens

De door Flexbox Crewing verzamelde persoonsgegevens zijn digitaal opgeslagen en zichtbaar voor geautoriseerde medewerkers. Flexbox Crewing heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen teneinde uw persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen tegen verlies, wijziging, misbruik of tegen enige (andere) vorm van onrechtmatige verwerking.

Iedere persoon die bij Flexbox Crewing toegang heeft tot persoonsgegevens en/of deze verwerkt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, voor zover bij wet- of regelgeving niet anders is bepaald. In het geval dat Flexbox Crewing gebruik maakt van de diensten van derden, zullen wij in het kader van de bescherming van persoonsgegevens afspraken maken omtrent de benodigde beveiligingsmaatregelen. 

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via info@flexboxcrewing.com